Каждый налогоплательщик, будь то предприниматель или компания, должны рассчитывать свои налоги на основании принятых налоговых регуляций для ведения учёта. При этом правила такого учёта могут существенно отличаться от финансовой отчётности и в результате цифры прибыльности этих двух учётов разные.  Поэтому важно понимать разницу между действующими налоговыми методами определения прибыли и убытков.

Раздел (Section 446) действующего кодекса определяет следующие основные методы налогового учёта:

1. Кассовый (Cash method)
2. Нарастающим итогом (Accrual method)
3. Гибридный.

Налогоплательщик, у которого два и более бизнеса может использовать разные методы для каждого бизнеса отдельно. Выбор метода происходит в момент подачи первой налоговой декларации. Однако, всегда есть возможность запросить разрешение на изменение метода. Для этого необходимо подать Form 3115, Application for Change in Accounting Method. Форма подаётся в течении налогового периода, когда необходимо перейти на новый метод учёта.

Кассовый метод.

Этот метод очень простой и понятный, поэтому используется большинством предпринимателей и малых бизнесов. Если использовать эту форму учёта, то прибыль считается полученной в момент, когда фактически находится в распоряжении налогоплательщика. В случае, если оплата происходит не наличными, например, счётом на получателя (accounts receivable), то учитывается реальная рыночная стоимость такого платежа.

Затраты отображаются тоже в момент, когда делается платёж. Поэтому есть возможность управлять своими затратами откладывая или, наоборот, делая их в период максимальной прибыльности бизнеса. Данное правило ограничено для предоплаты: если предоплата превышает 12  месяцев или предполагает оплату за услуги/имущество на срок продолжительнее следующего отчётного года, то затраты учитываются помесячно. Однако, в определённых случаях можно использовать правило одного года (one year rule). В соответствии с этим правилом налогоплательщик может отразить затраты по предоплате если они – используется более ранний срок из: (1) когда затраты покрывают обязательства, которые действуют не более 12 месяцев с момента возникновения такого обязательства; или (2) не позже конца налогового года, который следует за годом возникновения обязательств.

Пример.
1 сентября 2015 года предпринимателем было арендовано помещение и внесена предоплата за 6 месяцев. В этом случае, в соответствии с правилом одного года, можно учесть всю сумму как затраты в 2015 году – так как срок аренды не превышает 12 месяцев. А вот если бы предоплата была сделана за 18 месяцев (т.е. покрывала аренду с сентября 2015 по 1 марта 2017), то в 2015 году можно отразить затраты только в размере, реально покрывающем аренду за 2015 год (в случае примера – 4 месяца и далее отражать затраты в 2016 за 12 месяцев и в 2017 за 2 месяца.

Кассовый метод не может использоваться следующими компаниями:

1. Корпорациями, кроме S corps;
2. Партнёрствами если один из партнёров корпорация (кроме S corp);
3. «налоговыми убежищами».

Из этого списка есть три исключения:

1. Фермерское предприятие;
2. Сервисная корпорация (предоставляющая сервисные услуги в сфере здоровья, права, архитектуры, учёта, инжиниринга, искусства и консультаций и на 100% принадлежит работникам).
3. Компания, которая не являются «налоговым убежищем» и с годовым валовым доходом за последние 3 года не превышающим 5 млн. долларов.

Если бизнес имеет склад для продаж или производства, то регулятор требует, чтобы такой бизнес вёл налоговый учёт по нарастающему итогу (accrual method). Но если валовый доход такого бизнеса менее 1 млн. долларов, то регулятор даёт возможность использовать модифицированный кассовый метод: продажи учитываются по кассовому методу, а затраты по складу учитываются только в год продажи или в год, когда бизнес фактически оплачивает складируемые товары – выбор делается в пользу более позднего события.

Пример.
Предприниматель изготавливает предметы интерьера и для этого закупает разные материалы, но оплачивает их не сразу, а отложенным платежом. В этом случае прибыль будет считаться полученной в день поступления оплаты от покупателя готового изделия, а затраты на его изготовление будут учитывать в день, когда предприниматель оплатит материалы из которого изготовлено изделие.

Если бизнес не использует склад, продажи, производство, добычу ископаемых или занимается некоторыми видами издательской деятельности и чей валовый доход более 1 млн., но менее 10 млн. в год за период в 3 года, то такой бизнес тоже может использовать кассовый учёт. Обычно, это небольшие строительные компании и сервис компании, которые продают товары как часть нематериальных услуг.

Каким образом осуществляется налоговый учёт.

Безусловно наличие профессионального бухгалтера обеспечивает правильность ведения учёта, но если бизнес находится на этапе становления, то учёт можно осуществлять самостоятельно. Для этого необходимо определить какой метод используется и какие требования у законодателя для этого конкретного метода.

Очень важным является ведение чётких записей и упорядоченное хранение финансовых документов. Иногда можно услышать, что вполне достаточно просто складывать все чеки в коробку, а потом в конце налогового года упорядочивать их. Если у бизнеса 10 операций в год и нет склада, возможно, такой подход работает, но если вы заняты не хобби, а бизнесом необходимо иметь введу:

1. Финансовая документация должна чётко отражать природу операции – покупка, продажа, оплата и т.п. с указанием даты, получателя/отправителя и предмет операции. Наличие банковской выписки без чёткого описания операции не может служить достоверной информацией.
2. Необходимо вести складкой учёт, включая, время покупки/продажи, наименование, количество, дата и получатель/продавец.
3. Если бизнес или предприниматель использует работу контракторов и оплата их услуг превышает 600 долларов в год он обязан выписывать форму 1099-MISC.
4. Если используется домашний офис (этому будет посвящена отдельная статья) все затраты должны учитываться исходя из пропорционального соотношения размеров всего дома и используемого помещения.
5. Затраты на телефон и другие коммуникации должны быть чётко отделены от личных. Для этого должны вестись соответствующие записи.
6. Тоже касается автомобиля и затрат на поездки.

Данный материал не является письменной налоговой консультацией (“written tax advice”). Любая информация из этого материала не создана для использования налогоплательщиком с целью избежать любых санкций, возложенных на налогоплательщика. Копирование частичное или полностью данного материала возможно только по согласованию – пожалуйста, контактируйте с нами по э-почте contact@solven.pro